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Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei - Praktischer Leitfaden für die Mitarbeitersuche

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In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Suche nach guten Kanzleimitarbeitern immer schwieriger. Die neue Fachinfo-Broschüre „Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei“ ist ein kompakter Leitfaden, der alle Schritte eines Recruiting-Prozesses abdeckt – von der Stellenanzeige bis zur Einarbeitung. Die Fachinfo-Broschüre beantwortet Fragen wie: • Wie entwickle ich ein Stellenprofil, das die vorgesehenen Aufgaben ausfüllt? • Welche Schritte umfasst ein professioneller Bewerbungsprozess? • Wie arbeite ich neue Mitarbeiter*innen ein und integriere sie/ihn in die Kanzlei? • Wie gehe ich mit Personalengpässen um? • Mit welchen Methoden kann ich meine Mitarbeiter*innen motivieren? Der Leitfaden wird ergänzt durch praktische Checklisten, die helfen, den Überblick in aufwendigen Bewerbungsprozessen zu bewahren. Darüber hinaus geben die Autorinnen Ronja Tietje und Sina Töpfer einen Überblick, der Kanäle, über die sich gute Mitarbeiter*innen finden lassen, und erklären, wie gutes Personal langfristig gehalten werden kann. Die Fachinfo-Broschüre ist ein praktischer Begleiter, sowohl für junge als auch erfahrene Anwaltskanzleien. Über die Autorinnen Ronja Tietje ist Kanzleiberaterin bei Tietje & Schrader oHG Kanzlei-Consulting und Dozentin für Kanzleimanagement. Die geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin ist Vorstandsmitglied des Dachverbandes der Berufsvereinigung (Reno-Bundesverband) und Vorsitzende der örtlichen Berufsvereinigung (Reno Bremen e.V.). Zudem ist sie ehrenamtlich in der Kammer Bremen Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und eines Prüfungsausschusses. Sina Töpfer ist Inhaberin des Unternehmens TÖPFER-KANZLEIMANAGEMENT. Der Kanzleialltag mit all seinen Facetten begleitet sie schon ihr gesamtes Berufsleben. Seit einigen Jahren ist sie hier im Bereich Recruiting tätig. Passgenauigkeit in der Besetzung einer Stelle zu realisieren, geht für sie mit dem Verständnis einher, dass sich die Suche nach etwaigen Persönlichkeiten verändert hat.

PERSONALENGPÄSSE ALS

PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN Assistenzkräfte mit Potential fördern und tiefer einbinden So kann die Unterforderung von Mitarbeitern (m/w/d) zum Dauerproblem werden Einer der häufigsten Wechselgründe für Kandidaten (m/w/d) ist, dass sie in dem, was sie mitbringen an Erfahrungen und Know-how, nicht ausreichend angesprochen werden. Kanzleien haben gerne Mitarbeiter (m/w/d), die die ganze Klaviatur ihres Fachs bedienen können, einschließlich Englisch- und Assistenzfähigkeiten. Manchmal frei nach dem Motto „Was wir haben, haben wir!“ und übersehen dabei, dass auch diese sehr gut ausgebildeten Mitarbeiter (m/w/d) konkrete Vorstellungen von ihrer Arbeit und deren Entwicklung haben. Der Wunsch, viel näher an den Mandaten zu arbeiten, als E-Mails in die Akten zu sortieren und Termine zu koordinieren, ist für eine Arbeitsorganisation sicherlich eine Herausforderung, aber auch eine große Chance! Ich erinnere mich an ein Gespräch in den letzten Wochen mit einer sehr guten Assistenzkraft in einer Großkanzlei, die davon berichtete, dass sie in das Projekt, das Ihre Chefin betreut, so tief hineingeholt wurde, dass sie inzwischen Teile von Präsentationen hält (nämlich die, die sie vorher selber erstellt hat), die Teammitglieder auf Mandantenseite persönlich kennt, obwohl diese im Ausland sitzen, und sie die Frage nach ihrer Funktion nicht mehr stellt. Sie ist eingebunden und wird in ihren Fähigkeiten angesprochen und gleichzeitig gelingt es hier ganz offensichtlich, diese Mitarbeiterin zu entwickeln. Dieses Beispiel lässt sich nicht auf jede Organisation übertragen und gleichzeitig ist diese Tätigkeit auch nicht für jeden Mitarbeiter (m/w/d) etwas. Ich erinnere mich in diesem Zusammenhang an noch ein Beispiel: Eine Teilzeitkraft arbeitet aktuell in der Probezeit für einen Partner. Nach Einarbeitung usw. war schnell klar, dass sie mehr Fokus auf die Inhalte braucht. Sie heftet E-Mails ab und verbringt den Anfang des Monats damit, Abrechnungen zu erstellen. Das ist ihr Aufgabenfeld. Sie hat ihre Unterforderung thematisiert und die Rückmeldung bekommen, ja, dies sei bekannt und auch ein Grund, weshalb die Vorgängerin gegangen sei. Mit anderen Worten: Entweder diese Mitarbeiterin bleibt und nimmt es so, wie es ist, oder sie sucht sich etwas Neues. Die Frage, die mir in diesem Zusammenhang unter den Nägeln brennt, lautet: Liebe Kanzlei, ist dir der Schaden bewusst, den du damit anrichtest? Diese sehr gute Mitarbeiterin ziehen zu lassen, ist nur die eine Seite der Medaille – ein kostenintensiver Recruiting-Prozess, etwaige Mehrarbeit von anderen Mitarbeitern (m/w/d) bei erneutem Weggang und Gerede über Dich als Arbeitgeber die andere! Im Ergebnis: Eine verpasste Chance, ganz klar! Rahmenbedingungen überarbeiten Für uns gehören zum Thema Rahmenbedingungen folgende Punkte: Es geht darum, eine etwaige Unterforderung von Mitarbeitern (m/w/d) als Chance für den eigenen Kanzleiablauf zu begreifen. Gehalt Ob Mitarbeiter (m/w/d) aufgrund eines niedrigen Gehaltes den Arbeitgeber wechseln, hängt sicherlich von der Region ab, in der sie arbeiten und leben. Das Gehaltsgefüge in den Großstädten ist ein deutlich Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 12

PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN anderes als in den ländlichen Gegenden. Hierzu lässt sich keine pauschale Aussage treffen, denn die Höhe des Gehaltes hängt von vielen Faktoren ab. – Verträge, in die zu günstigeren Konditionen eingetreten werden kann (Sportstudios, KFZ-Versicherung etc.) Die Erfahrung zeigt aber deutlich, dass Mitarbeiter (m/w/d) in der Regel nicht über ein (über-)hohes Gehalt zu bekommen sind. Gleichzeitig sollten Sie als Kanzlei darauf achten, dass es ein einheitliches Gefüge gibt, was marktüblich ist. Bonus (Umsatz Partner) Wird vertraglich nicht vereinbart und nach Erfüllung bestimmter Parameter am Ende des Jahres an Mitarbeiter (m/w/d) ausgezahlt. Üblich in den großen Einheiten; ein interessanter Ansatz für die Kanzleien, in denen Mitarbeiter (m/w/d) in bestimmten Bereichen (Inkasso, Verkehr etc.) erheblich am Kanzleiumsatz beteiligt sind. Bonus (Krankenstand, Überstunden etc.) Wir finden den Ansatz, keinen Krankheitstag und massig Überstunden pro Jahr zu honorieren, nicht richtig. Richtig finden wir allerdings, ein System zu etablieren, in dem Mitarbeiter (m/w/d), die aufgrund personeller Engpässe Mehrarbeit leisten, nicht als selbstverständlicher Faktor betrachtet werden, sondern diese Extra-Zeit honoriert wird. Extraleistungen, die für einen Arbeitgeber steuerlich berücksichtigt werden können, wie z. B. – Firmenwagen – Firmentelefon – Nah- und Fernverkehr – Tankkarte, – Kita-Zuschüsse – Essens-Gutscheine – Geburtstagszuwendungen – Parkplätze Mitarbeiter (m/w/d) Arbeitszeiten: Mut zur Flexibilität Ein großer Wunsch vieler Kandidaten (m/w/d) in den letzten Jahren ist es, flexibler arbeiten zu können. Nicht stereotyp von 09:00 – 18:00 Uhr (plus, minus eine halbe Stunde), montags bis freitags, 40 Stunden. Sondern: 30–35 Stunden, weitestgehend selbstbestimmt und in Abstimmung mit den Erfordernissen des Tagesgeschäftes. Themen, die dagegen sprechen, wie Besetzung der Telefonzentrale, Mandantenempfang, Service rund um ein Meeting, lassen sich aufweichen und sind organisatorische Hindernisse. Telefone lassen sich umstellen, entweder auf einen Telefonservice oder das Handy eines Mitarbeiters (m/w/d), und flexible Arbeitszeiten heißen deshalb so, weil sie keiner Regelmäßigkeit unterliegen: Wenn ein Meeting ansteht, ist ein Mitarbeiter (m/w/d) da. Unsere Erfahrung zeigt, dass das Thema Arbeitszeit einer der wesentlichen Stellschrauben für die Gewinnung von potentiellen Mitarbeitern (m/w/d) ist. Anwesenheitszeiten: Über das Büro hinaus denken Die Digitalisierung beeinflusst auch das Thema Personal, denn wenn wir zukünftig überwiegend digitalisiert arbeiten, brauchen wir keinen festen Arbeitsplatz mehr für fünf Tage die Woche. Was wir brauchen, ist gutes Equipment, durchdachte IT-Lösungen und strukturiere Organisationsabläufe. Kritiker sagen jetzt vielleicht, ja aber, dann hat man gar nicht mehr das Gefühl, dass man irgendwo dazugehört. Wir persönlich glauben, dass ganz andere Faktoren zu einem Wir-Gefühl beitragen als der Büroraum, der fünf Tage die Woche gemeinsam betreten wird. Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 13

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