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Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei - Praktischer Leitfaden für die Mitarbeitersuche

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In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Suche nach guten Kanzleimitarbeitern immer schwieriger. Die neue Fachinfo-Broschüre „Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei“ ist ein kompakter Leitfaden, der alle Schritte eines Recruiting-Prozesses abdeckt – von der Stellenanzeige bis zur Einarbeitung. Die Fachinfo-Broschüre beantwortet Fragen wie: • Wie entwickle ich ein Stellenprofil, das die vorgesehenen Aufgaben ausfüllt? • Welche Schritte umfasst ein professioneller Bewerbungsprozess? • Wie arbeite ich neue Mitarbeiter*innen ein und integriere sie/ihn in die Kanzlei? • Wie gehe ich mit Personalengpässen um? • Mit welchen Methoden kann ich meine Mitarbeiter*innen motivieren? Der Leitfaden wird ergänzt durch praktische Checklisten, die helfen, den Überblick in aufwendigen Bewerbungsprozessen zu bewahren. Darüber hinaus geben die Autorinnen Ronja Tietje und Sina Töpfer einen Überblick, der Kanäle, über die sich gute Mitarbeiter*innen finden lassen, und erklären, wie gutes Personal langfristig gehalten werden kann. Die Fachinfo-Broschüre ist ein praktischer Begleiter, sowohl für junge als auch erfahrene Anwaltskanzleien. Über die Autorinnen Ronja Tietje ist Kanzleiberaterin bei Tietje & Schrader oHG Kanzlei-Consulting und Dozentin für Kanzleimanagement. Die geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin ist Vorstandsmitglied des Dachverbandes der Berufsvereinigung (Reno-Bundesverband) und Vorsitzende der örtlichen Berufsvereinigung (Reno Bremen e.V.). Zudem ist sie ehrenamtlich in der Kammer Bremen Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und eines Prüfungsausschusses. Sina Töpfer ist Inhaberin des Unternehmens TÖPFER-KANZLEIMANAGEMENT. Der Kanzleialltag mit all seinen Facetten begleitet sie schon ihr gesamtes Berufsleben. Seit einigen Jahren ist sie hier im Bereich Recruiting tätig. Passgenauigkeit in der Besetzung einer Stelle zu realisieren, geht für sie mit dem Verständnis einher, dass sich die Suche nach etwaigen Persönlichkeiten verändert hat.

PERSONALENGPÄSSE ALS

PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN Und bitte bedenken Sie einmal daran, welche Lösungen Ihrer Kanzlei damit offenstehen würden: Sie könnten Mitarbeiter (m/w/d) in der ganzen Republik beschäftigen, einfach nur aufgrund der Digitalisierung. Diese könnten viel ortsunabhängiger arbeiten und würden der Kanzlei möglicherweise auch hier – aufgrund der überregionalen digitalen Zusammenarbeit – noch viele weitere Tore öffnen. Ein kleinerer Schritt in diese Richtung ist sicherlich, dass Mitarbeiter (m/w/d) heute ganz selbstverständlich im Home-Office arbeiten sollen dürfen, wenn es sie aufgrund der Entfernung zum Arbeitsplatz entlastet und sie so vielleicht überhaupt erst die Möglichkeit haben zu arbeiten. Das klassische Modell des Arbeitens und der Arbeitszeiten ist überholt. Aus unserer Sicht limitieren sich Kanzleien hier im Recruiting-Prozess, wenn sie starr an alten Gewohnheiten festhalten. Dann wird die Besetzung aus unserer Sicht zum Glücksspiel. Um es fassbarer zu machen, zwei Beispiele aus dem Alltag: 1. Beispiel Da gibt es ein hochmotiviertes Team in einer mittelständischen Einheit. In diesem Team arbeiten drei Assistentinnen, wovon eine seit 15 Jahren dabei ist, tagsüber im Internet surft, Spiele spielt, regelmäßig die hausinterne IT beschäftigt, weil Viren auf dem Arbeitsplatz sind, und – während die anderen beiden rotieren – Fingernägel feilt. Verständnislos machen mich an diesem Beispiel mehrere Punkte: Die Akzeptanz der Partner, die Bonuszahlung an diese Mitarbeiterin am Ende des Jahres sowie die mangelnde Fachlichkeit. Sehenden Auges wird hier etwas akzeptiert, was für die guten Mitarbeiter (m/w/d) häufig als interne Regeln wahrgenommen wird: Störfaktoren identifizieren und eliminieren Unter diesem Punkt möchten wir ein Thema aufgreifen, das uns häufig sowohl aus Mitarbeiter- (m/w/d) als auch aus Kanzleisicht geschildert wird. Die Rede ist von Mitarbeitern (m/w/d), die teilweise jahrzehntelang bei einem Arbeitgeber beschäftigt sind und sich sowohl in menschlicher als auch in organisatorischer Hinsicht nicht vom Fleck bewegt haben bzw. bewegen. Sie werden vordergründig zur Heiligen Kuh stilisiert, aber nur deshalb, weil sich selbst Partner nicht trauen, Konflikte anzusprechen. Es ist dann einfacher zu sagen: „Ohne Frau oder ohne Herrn XY geht hier gar nichts mehr!“. Lieber werden alle Neueinstellungen verbrannt und stigmatisiert mit „Kann nichts!“, als einmal zu benennen, dass es Konflikte gibt, die nicht selten in solchen Fällen von alteingesessenen Mitarbeitern ausgehen (m/w/d). – Anwälte gehen nicht in Personalkonflikte. – Kollegen, die seit Jahr und Tag da sind, dürfen alles. – Wir müssen für andere mitarbeiten, die auch noch mehr Geld verdienen. 2. Beispiel In einer in ihrer Mitarbeitergröße überschaubaren Kanzleieinheit gibt es eine Bürovorsteherin mit einem immensen Fachwissen und Können. In absehbarer Zeit wird diese Mitarbeiterin in Rente gehen. Nach einem aufwendigen Prozess wurde mit langer Vorlaufzeit jemand Neues gesucht und gefunden. Ihr fachliches Können hinterfragend und völlig desillusioniert hat diese Mitarbeiterin sich nach zwei Jahren Einarbeitung und Übergang einen neuen Wirkungskreis gesucht. Die Bürovorsteherin hat sie zwei Jahre lang auflaufen lassen und keine Gelegenheit ausgelassen, diese Mitarbeiterin zu denunzieren. Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 14

PERSONALENGPÄSSE ALS TEIL DES GANZEN BEGREIFEN UND INTERNE LÖSUNGEN SUCHEN Auch in diesem Beispiel ist es versäumt worden, etwas Wesentliches zu thematisieren. Diese Organisation hängt ihr Gedeih und Verderb an eine Kraft, die in einigen Monaten in die Rente geht, und lässt einen Einarbeitungsprozess von über zwei Jahren einfach so los. Wieviel Macht hier jemandem eingeräumt wird und wie sehr dies der Organisation in ihrem Fortbestand schadet, brauchen wir bestimmt nicht weiter ausführen. Die Lösung hieraus kann aus unserer Sicht immer nur über den Weg der Kommunikation gehen. Häufig ist es die Phantasie des absoluten Worst-Case-Szenarios, die einen hier taub, stumm und blind werden lässt. Bestehende Missstände innerhalb einer Personalstruktur müssen angesprochen werden. Es ist gegenüber den guten Mitarbeitern (m/w/d) eine verpasste Chance, dies nicht zu tun, und wirkt nachhaltig! Langfristige Lösungsansätze betreffen aus unserer Sicht all diejenigen Überlegungen, die in der Dauerschleife unter der Überschrift „Mitarbeiter-Gewinnung“ laufen. Ausbildung Das Thema Ausbildung scheint in vielen Kanzleien eher beiläufig erledigt zu werden. Dies spiegelt sich darin wider, dass sich beispielsweise nicht rechtzeitig um einen Auszubildenden für das neue Ausbildungsjahr gekümmert wird und/oder es keinen festen Ansprechpartner für und während der Ausbildung gibt. – Rechtzeitige Suche meint ein bis ein halbes Jahr vor Beginn der Ausbildung, z. B. Präsentation der Kanzlei in den Schulen an sog. „Berufsvorstellungstagen“, in der örtlichen Handelskammer „Lehrstellenbörse“, Ausschreibung bei der Kammer, bei den Gerichten usw. – Setzen Sie hier Standards: Notendurchschnitt festlegen, Persönlichkeitstyp, Auf bau von neuen Mitarbeitern durch die Ausbildung für welche Bereiche usw. – Planen Sie die Ausbildung anhand des Berufsschulplans, optimalerweise sollte der Auszubildende parallel zum theoretischen Berufsschulbesuch den praktischen Teil in der Kanzlei erfahren (Was kann die Kanzlei praktisch tatsächlich abbilden? Wie werden Defizite aufgefangen?) – Bestimmen Sie einen hauptverantwortlichen Ansprechpartner, und zwar jemanden, der Geduld für junge Menschen mitbringt und gleichzeitig enthusiastisch seinen Beruf ausübt und die Gabe des Teilens von Kenntnissen und Fähigkeiten hat. Ausbildung ist ein Investment, das bestenfalls eigenen Nachwuchs einbringt. Dieser braucht jedoch Zeit zum Reifen! Arbeitgebermarke herausarbeiten, stärken und kommunizieren Wir haben weiter oben schon angesprochen, wie wichtig es ist, bei der Stellenausschreibung die Identität der Kanzlei herauszuarbeiten. Das, was eine Kanzlei einzigartig für ihre Mitarbeiter (m/w/d) macht, lässt sich gut als Basis verwenden für einen weiteren Markenauf bau. Vielleicht hilft hier ein gedankliches Beispiel: Möglicherweise hat unsere Beispielkanzlei sehr gute Erfahrungen mit Müttern in Teilzeit gemacht und besetzt überwiegend Stellen am liebsten im Job-Sharing, d. h. zwei Mütter teilen sich eine Stelle. Dann könnte man überlegen, wie man dieses Arbeitgebermerkmal noch stärker herausstellt: Man könnte z. B. einen Blog starten und über Erfahrungswerte in diesem Arbeitsmodell berichten. Kombinieren ließe sich das Ganze mit weiteren Social-Media-Kanälen, wie Facebook, Instagram, Pinterest etc. Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 15

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