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Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei - Praktischer Leitfaden für die Mitarbeitersuche

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In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Suche nach guten Kanzleimitarbeitern immer schwieriger. Die neue Fachinfo-Broschüre „Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei“ ist ein kompakter Leitfaden, der alle Schritte eines Recruiting-Prozesses abdeckt – von der Stellenanzeige bis zur Einarbeitung. Die Fachinfo-Broschüre beantwortet Fragen wie: • Wie entwickle ich ein Stellenprofil, das die vorgesehenen Aufgaben ausfüllt? • Welche Schritte umfasst ein professioneller Bewerbungsprozess? • Wie arbeite ich neue Mitarbeiter*innen ein und integriere sie/ihn in die Kanzlei? • Wie gehe ich mit Personalengpässen um? • Mit welchen Methoden kann ich meine Mitarbeiter*innen motivieren? Der Leitfaden wird ergänzt durch praktische Checklisten, die helfen, den Überblick in aufwendigen Bewerbungsprozessen zu bewahren. Darüber hinaus geben die Autorinnen Ronja Tietje und Sina Töpfer einen Überblick, der Kanäle, über die sich gute Mitarbeiter*innen finden lassen, und erklären, wie gutes Personal langfristig gehalten werden kann. Die Fachinfo-Broschüre ist ein praktischer Begleiter, sowohl für junge als auch erfahrene Anwaltskanzleien. Über die Autorinnen Ronja Tietje ist Kanzleiberaterin bei Tietje & Schrader oHG Kanzlei-Consulting und Dozentin für Kanzleimanagement. Die geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin ist Vorstandsmitglied des Dachverbandes der Berufsvereinigung (Reno-Bundesverband) und Vorsitzende der örtlichen Berufsvereinigung (Reno Bremen e.V.). Zudem ist sie ehrenamtlich in der Kammer Bremen Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und eines Prüfungsausschusses. Sina Töpfer ist Inhaberin des Unternehmens TÖPFER-KANZLEIMANAGEMENT. Der Kanzleialltag mit all seinen Facetten begleitet sie schon ihr gesamtes Berufsleben. Seit einigen Jahren ist sie hier im Bereich Recruiting tätig. Passgenauigkeit in der Besetzung einer Stelle zu realisieren, geht für sie mit dem Verständnis einher, dass sich die Suche nach etwaigen Persönlichkeiten verändert hat.

SO LÄUFT EIN

SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB Kanäle: Wo finde ich meine Wunschmitarbeiter? Bewerbungsverfahren: Zügig und professionell reagieren Nachfolgend einige Impulse zu den möglichen Kanälen, die Sie für Ihre Ausschreibung nutzen können: – Wen suchen Sie? (Beruflicher Hintergrund) – Welche Medien/Kanäle nutzen Menschen in dem Alter und dem beruflichen Hintergrund, die Sie ansprechen möchten? (Lesen sie Zeitung? Welche? Stadtteilzeitungen? Magazine? Fachzeitungen? Wohnen sie eher außerhalb? Sind sie in sozialen Netzwerken aktiv?) – Wie steht’s mit dem eigenen Netzwerk? (Kontakte aus der Berufsschule, Ausbildung, anderen Kanzleien, Vereinigungen, Kontakte von Kontakten) – Wann ist die nächste Fortbildung im nichtjuristischen Bereich? (Können Sie hier vielleicht gezielt die Pausen zum Netzwerken und Streuen Ihres Gesuchs nutzen?) – Welche ungewöhnlichen, kreativen Ideen haben Sie, um neue Bewerber an Land zu ziehen? (Häufig sind die Wege, die ungewöhnlich sind, die erfolgreichsten!) Wenn Sie jemanden für den Empfangsbereich suchen, lohnt sich eine Ausschreibung bei der Bundesagentur für Arbeit (BA) sicherlich immer, denn hier brauchen Sie jemanden, der im Servicebereich Erfahrungen gesammelt hat und da fallen uns andere Berufsbilder ein, als des/der Rechtsanwaltsfachangestellten. Eine/n ReFa hingegen brauchen Sie nicht über die BA zu suchen, darüber wird eher nichts kommen, hier lohnen sich: – einschlägige Gruppen bei Facebook, – das Nutzen der nächsten Fachveranstaltung für ReFas, – das Ansprechen von Kammern und Vereinen, – das Anzapfen des eigenen Netzwerkes, – die Ausschreibung in berufsspezifischen Online-Foren usw. Ab dem Zeitpunkt, an dem eine Stelle ausgeschrieben ist, ist Sorgfalt und Tempo angesagt. Sorgfalt (Postfach immer im Blick haben! Auf bereitung der Daten) und Tempo (Check, ob interessant, Zwischenbescheid, sofort Termin vereinbaren) sind die entscheidenden Erfolgsfaktoren im Prozess. Nachfolgend Ideen zum Umgang mit eingehenden Bewerbungen per E-Mail: – Inwieweit erfüllt die Bewerbung die MUSS-Kriterien? – Große Übereinstimmung: Zwischenbescheid + Terminvorschlag (eventuell vorgeschaltet Telefon-Interview, Skype, Facetime) – Wenig Übereinstimmung: Zwischenbescheid und Ausblick über eine nächste Rückmeldung – Übersicht anlegen (Name, Eingang, Kontaktdaten, Qualifikation, Zwischenbescheid, Telefon-Interview, Termin Vorstellungsgespräch) MERKE: Der Eingang einer Bewerbung und der Umgang damit muss absolute Priorität haben. Wir hören immer wieder Sätze von Kandidaten (m/w/d), die da lauten: „Ich habe noch nichts gehört./Die haben sich gar nicht gemeldet.“ Jede eingehende Bewerbung muss sofort mit einer kurzen Eingangsbestätigung beantwortet werden! Kandidaten (m/w/d) steigen oft aus Prozessen aus, weil ihnen die Verbindlichkeit und Wertschätzung in einem Prozess fehlt. Sie gehen davon aus, dass sich dies auch im beruflichen Miteinander fortsetzen würde wie ein roter Faden. Vorstellungsgespräche: Den ersten Eindruck festhalten Grundsätzlich gilt, die Bewerbungsunterlagen so gut aufzubereiten, dass Sie – ohne lange zu blättern – wissen, was in diesen Unterlagen steht. Ihr Gegenüber Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 6

SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB sollte den Eindruck haben, dass Sie sich mit der Bewerbung auseinandergesetzt haben. Machen Sie sich Stichpunkte zu etwaigen Ungereimtheiten, damit Sie diese im Laufe des Gespräches klären können. Nach dem Gespräch unbedingt Notizen machen, wie Sie dieses Gespräch empfunden haben: Was hat Ihnen gefallen, was hat Sie stutzig gemacht, was ist für Sie im Nachhinein unklar, was hat Sie gestört … Dies wird Ihnen dabei helfen, eine Entscheidung zu treffen, wenn die Zeit dafür gekommen ist. Nachfolgend einige Hilfestellungen für das Vorstellungsgespräch: Phase 1 – Begrüßung und Gesprächseröffnung Welchen ersten Eindruck macht Ihr Gegenüber? Phase 2 – Vorstellung des Bewerbers Lebenslauf schildern lassen (wichtige Passagen, die für die berufliche Weiterentwicklung entscheidend waren) Beschreibung Umgang mit Entwicklungsschritten, Herausforderungen Phase 7 – Gesprächsabschluss Sprechen Sie Rahmenbedingungen (soziale Leistungen, Arbeitsvertrag, Gehaltsrahmen, Eintrittstermin) und die weitere Vorgehensweise (Entscheidung, 2. Termin, Probearbeiten) an. Bekundet Ihr Gegenüber Interesse? Lassen Persönlichkeit, Fähigkeiten und Interesse die optimale Besetzung der Position erwarten? MERKE: Die Phasen können und dürfen variieren; Phase 5 kann charmant eingebaut werden, wenn man sich zum zweiten Mal trifft und einen Kandidaten (m/w/d) einmal ins Tagesgeschäft schnuppern lässt! Abraten würden wir davon, dies als „Probearbeitszeit“ zu betiteln. Die Idee dahinter, sich näher kennenzulernen und vielleicht ein gegenseitiges Alltagsgefühl zu bekommen, lässt sich auch anders benennen. Letztlich gibt es eine Probezeit und sehr gute Kandidaten (m/w/d) verschreckt es eher! Im Übrigen zeigen unsere Erfahrungswerte, dass solche Tests meistens Druck erzeugen und wenig brauchbare Ergebnisse liefern. Unzulässige Fragen Phase 3 – Vertiefungsphase Fragen nach der Motivation, sich gerade in dieser Kanzlei zu bewerben Phase 4 – Vorstellung des Unternehmens und der Position Wirkt Ihr Gegenüber interessiert? Positive Einstellung zur Kanzlei, zur Branche, zur wirtschaftlichen Ausrichtung der Kanzlei? Fragen zur familiären Situation (Partnerschaft, Schwangerschaft, Heirat etc.), Privatleben, zu Meinungen, Religion, Gesundheit, sexueller Neigung, Partei, Gewerkschaft, dem letzten Gehalt sind unzulässig. Wenn sie doch gestellt werden, haben Kandidaten (m/w/d) die Möglichkeit, nicht wahrheitsgemäß zu antworten. Interessante Fragen für ein Vorstellungsgespräch Phase 5 – Prüfen von Verhaltensweisen und Fallbeispielen Konfrontation mit typischen Alltagssituationen Phase 6 – Fragen Ihres Gegenübers? Wie gut ist sie/er vorbereitet? / Sind die Fragen zielführend? – Woher wissen Sie, dass Sie einen guten Job gemacht haben? – Was können Ihre neuen Kollegen von Ihnen lernen? – Wie würden Sie sich in einem Satz beschreiben? – Was interessiert Sie an diesem Job vor allem, das sich zugleich von Ihrem bisherigen unterscheidet? – Wann haben Sie das letzte Mal die Regeln gebrochen und weshalb? Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 7

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