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Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei - Praktischer Leitfaden für die Mitarbeitersuche

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In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Suche nach guten Kanzleimitarbeitern immer schwieriger. Die neue Fachinfo-Broschüre „Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei“ ist ein kompakter Leitfaden, der alle Schritte eines Recruiting-Prozesses abdeckt – von der Stellenanzeige bis zur Einarbeitung. Die Fachinfo-Broschüre beantwortet Fragen wie: • Wie entwickle ich ein Stellenprofil, das die vorgesehenen Aufgaben ausfüllt? • Welche Schritte umfasst ein professioneller Bewerbungsprozess? • Wie arbeite ich neue Mitarbeiter*innen ein und integriere sie/ihn in die Kanzlei? • Wie gehe ich mit Personalengpässen um? • Mit welchen Methoden kann ich meine Mitarbeiter*innen motivieren? Der Leitfaden wird ergänzt durch praktische Checklisten, die helfen, den Überblick in aufwendigen Bewerbungsprozessen zu bewahren. Darüber hinaus geben die Autorinnen Ronja Tietje und Sina Töpfer einen Überblick, der Kanäle, über die sich gute Mitarbeiter*innen finden lassen, und erklären, wie gutes Personal langfristig gehalten werden kann. Die Fachinfo-Broschüre ist ein praktischer Begleiter, sowohl für junge als auch erfahrene Anwaltskanzleien. Über die Autorinnen Ronja Tietje ist Kanzleiberaterin bei Tietje & Schrader oHG Kanzlei-Consulting und Dozentin für Kanzleimanagement. Die geprüfte Rechtsfachwirtin und Notarfachwirtin ist Vorstandsmitglied des Dachverbandes der Berufsvereinigung (Reno-Bundesverband) und Vorsitzende der örtlichen Berufsvereinigung (Reno Bremen e.V.). Zudem ist sie ehrenamtlich in der Kammer Bremen Vorsitzende des Berufsbildungsausschusses und eines Prüfungsausschusses. Sina Töpfer ist Inhaberin des Unternehmens TÖPFER-KANZLEIMANAGEMENT. Der Kanzleialltag mit all seinen Facetten begleitet sie schon ihr gesamtes Berufsleben. Seit einigen Jahren ist sie hier im Bereich Recruiting tätig. Passgenauigkeit in der Besetzung einer Stelle zu realisieren, geht für sie mit dem Verständnis einher, dass sich die Suche nach etwaigen Persönlichkeiten verändert hat.

SO LÄUFT EIN

SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB – Wenn Sie einen Job selbst gestalten könnten, wie würde er aussehen? – Erzählen Sie mir etwas von sich, was nicht im Lebenslauf steht. – Wenn wir Sie jetzt einstellen, was würden Sie in den ersten Monaten tun? – Was bedeutet für Sie Integrität? – Was erwarten Sie von einem Unternehmen, in das Sie Ihre Zeit und Ihr Wissen investieren wollen? – In welchen Ihrer Eigenschaften fühlen Sie sich von Ihren Mitmenschen missverstanden? – Was ist Ihre größte Sorge diesen Job betreffend? – Wie würden Sie Ihr aktuelles Interesse für diesen Job auf einer Skala von 1 bis 10 einordnen? MERKE: Königsklasse in der Vorbereitung: Über spannende und interessante Fragestellungen kann es gelingen, schnell einen Draht herzustellen und mehr über einen Kandidaten (m/w/d) zu erfahren. Abraten würden wir davon, der Versuchung nachzugeben, unzulässige Fragen zu stellen. Auch hier zeigen unsere Erfahrungswerte, dass Kandidaten (m/w/d) an dieser Stelle aus einem Prozess steigen. Entscheidungsphase – Mündliche Zusage – Den ersten Entwurf des Arbeitsvertrags 1 aufsetzen, vorab per Mail – kurzfristige Rücksprache, Original am besten persönlich im Büro unterschreiben lassen, das beschleunigt den Prozess – Möglicherweise noch einmal eine kurze Nachricht an den Kandidaten (m/w/d), der vielleicht auch noch auf eine Zusage wartet, dass sich die Entscheidung einen Augenblick verzögert – Wenn der unterschriebene Vertrag vorliegt: Absage an mögliche optionale Bewerber MERKE: In dieser Phase bedarf es Tempo, denn der Sack soll so schnell wie möglich zugemacht werden. Andererseits, sofern Ihre erste Wahl nicht möchte, muss Ihre zweite Wahl gehalten werden und darf bestenfalls nichts davon mitbekommen, nur zweite Wahl zu sein. Integration eines neuen Mitarbeiters (m/w/d) Nachfolgend eine Checkliste mit möglichen Punkten, die es bis zum Start zu erledigen gilt. Je umfassender dieser Schritt in die Organisation einfließt, umso willkommener wird sich ein neuer Mitarbeiter fühlen. Es erleichtert den Start für alle in der Organisation. 1 Name und Anschrift der Vertragsparteien, Beginn und Dauer des Arbeitsverhältnisses, Probezeit, Tätigkeit des Arbeitnehmers – Versetzungsklausel!, Arbeitsort, Arbeitszeit, Überstunden, Vergütung, Urlaub, Arbeitsunfähigkeit wg. Krankheit, Nebentätigkeit, Dienstwagen, Schweigepflicht, Datenschutzerklärung, Wettbewerbsverbot, Beendigung, Kündigung. Der Arbeitsvertrag sollte in jedem Einzelfall von einem Juristen geprüft werden; Musterverträge machen in diesem Zusammenhang keinen Sinn. Macht es Sinn, dies in die Fußnote zu packen? Das scheint mir zu wichtig zu sein. Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 8

SO LÄUFT EIN PROFESSIONELLER RECRUITING-PROZESS AB Checkliste – Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters Vorbereitung auf einen neuen Mitarbeiter (m/w/d) DONE E-Mail-/Intranet-Ankündigung in der Kanzlei über den Start Absprache mit direkten Kollegen/innen, Übergabe, Einarbeitung IT-Absprache (neuen User hinterlegen, E-Mail-Adresse, Zugriffsrechte, Telefondurchwahl, Signatur etc., Einführung am ersten Tag) Haustechnik, Türschild Schlüssel und Übergabeprotokoll bereitlegen Willkommensmappe zusammenstellen Klären, wer den Empfang des neuen Mitarbeiters (m/w/d) übernimmt Klären, wer zum Mittagessen am 1. Arbeitstag mit dem neuen Mitarbeiter (m/w/d) bereit ist Wer übernimmt Vorstellungsrunde innerhalb der Kanzlei? Einladung Betriebsausflug/Weihnachtsfeier per E-Mail Aktualisierung der internen Telefonliste, Urlaubsliste usw. Aktualisierung der Website Meldung an Lohn-Buchhaltung (wg. Abrechnung, Steuerberater, Versicherungen) Meldung an Nahverkehr, wenn darüber Kanzleioptionen abgeschlossen sind Anlegen einer Personalakte WV 1. Arbeitstag: Hat Mitarbeiter (m/w/d) Lohnsteuerkarte, Gesundheitszeugnis, Arbeitserlaubnis abgegeben? WV 1. Arbeitstag: Meldepflicht nachkommen Begleitung in den ersten Tagen: Grundstein für ein gutes Miteinander legen! Eine Begleitung in den ersten Tagen bedeutet, dass Sie hier Präsenz zeigen, z. B. sich bei dem neuen Mitarbeiter (m/w/d) erkundigen, ob alles in Ordnung ist, ob Hilfestellung benötigt wird, aber auch Feedback von den Kollegen (m/w/d) und den juristischen Mitarbeitern (m/w/d) zu sammeln, so dass Sie sich über Ihren persönlichen Eindruck hinaus ein Bild verschaffen können. Fragen Sie den neuen Mitarbeiter (m/w/d) unbedingt nach positiven/negativen Eindrücken und gehen Sie diesen Dingen anschließend nach. Innerhalb der Probezeit sollte in jedem Fall ein Termin – z. B. zum Mittagessen – stattfinden. Dieser Termin wird dafür genutzt, Feedback zu geben und natürlich auch, sich Feedback geben zu lassen. Sprechen Sie in diesem Termin offen an, dass sich die Probezeit dem Ende zuneigt. Wenn bis zu diesem Zeitpunkt eine Zufriedenheit vorhanden ist, ist dieses Gespräch im Rahmen eines Mittagessens eine Art Formalie, die Ihnen allenfalls hilft, herauszufinden, ob der Mitarbeiter (m/w/d) auch an einer Fortführung des Arbeitsverhältnisses interessiert ist. Anderenfalls sollte – wenn Sie keine Veranlassung für eine Fortführung des Arbeitsverhältnisses sehen – dieses Gespräch in der Probezeit in einem anderen Rahmen stattfinden, z. B. im Büro unter vier Augen. MERKE: Es geht darum, jemanden „Willkommen“ zu heißen und die Arbeit eines Recruiting-Prozesses an der Stelle der Unterschrift nicht als beendet zu sehen. Die Integration neuer Mitarbeiter (m/w/d) trägt ganz wesentlich zu einer gelingenden Zusammenarbeit bei. Menschen schwingen sich nicht einfach aufeinander ein, weil sie ab Tag X zusammenarbeiten. Hier liegt viel Potenzial für eine Kanzlei, was erfahrungsgemäß Tietje/Töpfer | Modernes Recruiting in der Anwaltskanzlei 9

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