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Schweitzer Thema für Rechtsanwälte 1/19 – Mandantenbindung: Mandanten finden, binden und serviceorientiert betreuen

Mit dem Newsletter „Schweitzer Thema“ bietet Schweitzer Fachinformationen Rechtsanwälten einen neuartigen Infodienst: Relevante Themen des Kanzleialltags, die aufgrund der Fülle Ihrer anderen Aufgaben womöglich zu kurz kommen, werden von einem kompetenten Praktiker für Sie kurz, knapp und leicht verständlich aufbereitet.

Praxiswissen

Praxiswissen für Ihre Kanzlei I Der Umgang mit Mandanten Seite 4 von 5 mit Mandanten sollte daher oberste Priorität der Kanzlei sein. Kanzleimitarbeiter/-innen (REFAs) spielen hierbei eine zentrale Rolle. Mit Freundlichkeit, Offenheit und Verbindlichkeit schaffen sie hier die Grundlage für eine vertrauensvolle Mandantenbeziehung. Zwischen »Premiummandanten« und »verlässlichen Mandanten« unterscheiden Interessant ist es auch, zu ermitteln, wie hoch die Umsätze je Mandant sind. Erzielt die Kanzlei mit einer Handvoll Mandanten einen nicht unerheblichen Teil des Umsatzes, sind diese Mandanten als »Premiummandanten« evtl. besonders zu behandeln und zu binden. Eine Kanzlei sollte aus o. g. Gründen jedoch wirtschaftlich nicht von wenigen Mandanten abhängig sein. Neben diesen »Premiummandanten« muss es eine Vielzahl anderer Mandanten geben, die verlässlich Umsatz bringen, weil sie z.B. mindestens mehrmals im Jahr mittelgroße Mandate erteilen. Man kann diese Mandanten auch als »verlässliche Mandanten« bezeichnen, weil sie die Kanzlei nicht ständig in Anspruch nehmen (und so evtl. auch besonderen Einfluss auf die Arbeits- und Abrechnungsweise der Kanzlei nehmen), aber dennoch dann auf die Kanzlei zurückgreifen, wenn sie fachliche Expertise benötigen. Diese Mandanten wissen auch, was sie von der Kanzlei erwarten können und schätzen Berufsträger und Fachkompetenz, denn sonst würden sie nicht auch mit zeitlichem Abstand immer wieder neue Mandate erteilen. Bewertung eines Mandats anhand von Kennzahlen Unabhängig von der Ermittlung des Gesamtumsatzes je Mandant sollte jeder einzelne Auftrag »controlled« werden. Am besten geschieht dies schon bei Annahme des Mandats. Hier können lukrative Mandate bzw. »Zuschussgeschäfte« oder Aufträge, die ganz klar keinen Gewinn abwerfen werden, erkannt werden. Die einfachste Möglichkeit ist die Ermittlung des Deckungsbeitrags. Hinweis: Der Deckungsbeitrag ist derjenige Betrag, den eine Dienstleistung zur Deckung der Fixkosten leistet. Hierzu subtrahiert man die variablen Kosten von den Erlösen. Das Ergebnis ist als »minimaler Verkaufspreis« zu betrachten. Erwirtschaftet das Mandat nicht einmal diesen Deckungsbeitrag (deckt also nicht einmal die Fixkosten), sollte kritisch betrachtet werden, ob das Mandat angenommen wird oder ob mit dem Mandanten eine Anpassung der Vergütung besprochen werden muss. Zudem sollte nach der Beendigung des Auftrags jedes Mandat nachkalkuliert werden. Besonders noch unerfahrene Berufsträger stellen erst im Nachhinein fest, ob unvorhergesehene Arbeitsaufwände aufgetreten sind oder manche Kosten nicht ausreichend berücksichtigt wurden. Wirtschaftlichkeit im Auge behalten »Verlässliche Mandanten« (und auch »Premiummandanten«) können zudem dauerhaft als Mandanten gehalten werden, wenn es der Kanzlei gelingt, immer wieder Beratungsbedarf zu wecken. Wie dies gelingen kann und was die Kanzlei im Übrigen tun kann und muss, um Mandanten dauerhaft zu binden und serviceorientiert zu betreuen, wird in Ausgabe 2 dieser Reihe erläutert. www.schweitzer-online.de

Praxiswissen für Ihre Kanzlei I Der Umgang mit Mandanten Seite 5 von 5 Checkliste »So analysiere und halte ich meinen Mandantenstamm« • Regelmäßig (quartalsweise, halbjährlich) das Verhältnis der Anzahl der Mandanten zur Anzahl der Mandate ermitteln • Ermitteln, welche Mandanten abgewandert sind und warum • Ermitteln, welchen durchschnittlichen Umsatz Mandanten bringen • Deckungsbeitrag ermitteln und jedes Mandat entsprechend «controllen« und nachkalkulieren • »Premiummandanten« und »Verlässliche Mandanten« durch gezielte Ansprache dauerhaft binden und Beratungsbedarf wecken Die Autorin: Viviane Schrader ist Rechtsfachwirtin und zertifizierte Personalmanagerin (DAM). Zurzeit ist sie hauptberuflich Gesellschafterin der Tietje & Schrader oHG, Kanzlei-Consulting. Zu ihren Spezialgebieten gehören Kanzleiorganisation und -management, Personalmanagement und Wirtschaftlichkeitsberechnungen. Schrader besitzt mehrjährige Berufserfahrungen als Rechtsfachwirtin und Bürovorsteherin einer großen Kanzlei. Sie ist Dozentin für Personalwirtschaft, Mandantenbetreuung und Büroorganisation in Fachwirtkursen. Zudem ist sie an der Vorstandsarbeit in der regionalen Berufsvereinigung RENO Bremen e. V. beteiligt. Schweitzer Thema »Der Umgang mit Mandanten« auf einen Blick: Ausgabe 1: Analyse des Mandantenstamms Ausgabe 2: Welche Legal Tech-Tools lassen sich nutzen, um den Umgang mit Mandanten zu erleichtern? Mit welchen Strukturen und Prozessen lässt sich der Umgang mit Mandanten optimieren? Ausgabe 3: Mandantenbindung Veranstaltungstipp Digitalisierung in der juristischen Praxis 2. Schweitzer Zukunftsforum Beim 2. Schweitzer Zukunftsforum am 21. Mai 2019 in Hamburg dreht sich in diesem Jahr alles um die Themen schwer punkte: • Legal Tech. Wo stehen wir heute? • KI, Blockchain & Co. Die Digitalisierung im Recht geht weiter Weitere Informationen gibt es hier: www.schweitzer-online.de/go/zukunftsforum Mit freundlichen Grüßen Barbara Mahlke Programmleitung Recht und Beratung www.schweitzer-online.de

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