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Schweitzer Thema für Rechtsanwälte 2/18: Legal Tech

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Digitalisierung und Automatisierung der Kanzleiabläufe

Schweitzer Thema für Rechtsanwälte 2/18: Legal

02 I 2018 schweitzerthema Praxiswissen für Ihre Kanzlei I Digitalisierung & Automatisierung Juli 2018 I Seite 1 von 4 Digitalisierung & Automatisierung der Kanzleiabläufe Teil 2: Digitalisierung & Automatisierung der Kanzleiabläufe Ein viel diskutiertes Thema unter Rechtsanwälten/-innen ist die Digitalisierung und Automatisierung ihrer täglichen Arbeit. Sind sich bei der Digitalisierung noch viele über deren Notwendigkeit einig, so ist die Automatisierung ihrer Tätigkeit für eine große Anzahl der Juristen Neuland und wird oft mit der Phrase »meine Arbeit lässt sich nicht automatisieren« kommentiert. Im Folgenden wird beschrieben, welche Prozesse in einer Kanzlei bereits jetzt schon automatisiert werden können. Digitalisierung als Grundvoraussetzung Papierlose Kanzlei Um bestimmte Kanzleiabläufe zu automatisieren, ist zunächst Voraussetzung, dass die Kanzlei soweit wie möglich papierlos und digital arbeitet. Zwingend müssen dafür elektronische Akten und jedes Dokument (Vollmachten, Verträge, Bescheide, Rechnungen usw.) in elektronischer Form vorhanden sein. Alle Daten sollten dabei auf einem eigenen Kanzleiserver innerhalb eines Dokumentensicherungssystems gespeichert und archiviert vorliegen. Im Idealfall sollte nur noch dort mit Papier gearbeitet werden, wo es absolut nötig ist. Gerade für diese Abläufe wäre ein funktionstüchtiges, leicht zu bedienendes und sicheres elektronisches Anwaltspostfach besonders wertvoll. Ist die »papierlose Kanzlei« umgesetzt worden, ist zu überlegen, welche Arbeitsschritte in der täglichen Arbeit häufig in der gleichen Art und Weise durchgeführt werden. Diese Arbeitsabläufe lassen sich am besten automatisieren. Dabei geht es um jede Tätigkeit in der Kanzlei, nicht nur um die, die der Anwalt persönlich durchführt. . Automatisierung – Abläufe und Möglichkeiten Bei der Automatisierung von Kanzleiabläufen sind folgende Schritte zu unterscheiden: Daten automatisiert übertragen Schritt 1 – Automatisierung der Kommunikation Unter die Automatisierung der Kommunikation fällt zum Beispiel die Möglichkeit, Texte automatisch per E-Mail zu versenden (z.B. eine Vollmacht) oder Daten von einer Softwareschnittstelle in eine andere automatisch zu verschieben, wie z.B. erste Daten eines Mandanten von einem Webformular in eine Kanzleisoftware automatisiert zu übernehmen und dadurch eine elektronische Akte neu anzulegen. www.schweitzer-online.de

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