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Schweitzer Thema für Rechtsanwälte 2/18: Legal Tech

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Digitalisierung und Automatisierung der Kanzleiabläufe

Praxiswissen

Praxiswissen für Ihre Kanzlei I Digitalisierung & Automatisierung Seite 2 von 4 Dokumente per Software zusammenbauen Schritt 2 – die (Teil-)Automatisierung bei der Erstellung von juristischen Texten Der Bearbeiter passt Dokumente (typischerweise Verträge, AGB, Testamente, Klageschriften o.Ä.) mit wenigen Klicks an die jeweiligen Daten und Bedürfnisse des Mandanten an bzw. erstellt sie für diesen neu. Diese Arbeit ist zwar keine komplette Automatisierung der Dokumentenerstellung, weil der Rechtsanwalt hier immer noch tätig werden muss, aber es geschieht deutlich zeitsparender. Software zur Dokumentenautomatisierung ist in verschiedenen Preisklassen und Funktionsumfängen erhältlich. Hier sind bekannte Firmen wie z.B. Lawlift, Legito oder HotDocs zu nennen. Analyse-Software stellt selbständig neue Dokumente zusammen Schritt 3 – Automatische Erstellung von Texten durch Analyse-Systeme Hiermit ist die Automatisierung der Erstellung von neuen Dokumenten auf Grundlage von Daten gemeint, die durch Auslesen und Analysieren eines anderen Dokumentes erhoben wurden. Dies ist aktuell die höchst mögliche Form der machbaren Automatisierung innerhalb einer Kanzlei. Die Analyse kann dabei auf Grundlage von vorgefertigten Stichworten im Ausgangstext geschehen und sogar gewisse Abweichungen erkennen. Die Anwendungsmöglichkeiten sind vielfältig und werden bereits in verschiedenen Rechtsbereichen wie z.B. Verkehrsrecht, Sozialrecht, Mietrecht oder Arbeitsrecht umgesetzt. In Kombination mit Schritt 1 (Automatisierung der Kommunikation) kann man auf diese Weise ganze »juristische Fließbänder« per Software erzeugen. Natürlich bedarf es immer noch an vielen Stellen der Aufsicht (auch wegen der Haftungsfrage) und auch öfter der Nacharbeit eines Anwalts bzw. einer Anwältin. Durch »machine learning« – Prozesse lassen sich solche Abläufe aber immer weiter optimieren. Die Zeitersparnis gegenüber rein händischer Arbeit ist dabei extrem hoch. Künstliche Intelligenz Schritt 4 – Zukünftige Erstellung von Dokumenten durch Big Data & K.I. Die zukünftig höchste Stufe der Automatisierung juristischer Arbeit unterscheidet sich dann in der Anwendung von künstlicher Intelligenz (K.I.), Big Data und »machine learning«-Prozessen. Eine solche Software wird irgendwann durchaus fähig sein, nicht nur Dokumente nach Stichworten zu durchsuchen und neue Dokumente daraus zu erstellen, sondern auch komplexere Sachverhalte zu analysieren und im Kontext zu verstehen. Sie wäre darauf beruhend dann auch fähig neue Dokumente automatisiert zu erstellen. Davon sind wir aber aktuell noch weit entfernt. Für wen ist die Automatisierung von juristischen Arbeitsabläufen sinnvoll? Schritt 1 ist für jeden Anwalt/in sinnvoll, der z.B. Daten noch händisch umständlich per »Copy-Paste« von einer Quelle in eine andere einpflegt bzw. dies von einem Gehilfen erledigen lässt. Außerdem für jede Kanzlei, die zum Beispiel Vollmachten automatisiert versenden möchte. www.schweitzer-online.de

Praxiswissen für Ihre Kanzlei I Digitalisierung & Automatisierung Seite 3 von 4 Wirtschaftlichkeit betrachten Schritt 2 ist sinnvoll für jede Kanzlei, die wiederkehrende Texte in regelmäßigem Gebrauch hat. Hierunter fällt zum Beispiel die Erstellung von Testamenten, AGB, Geheimhaltungsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen. Da Dokumentenautomationssoftware in sehr unterschiedlichen Preiskategorien erhältlich ist, kann ein Einsatz auch schon bei wenigen, ähnlich lautenden Dokumenten zeitlich und wirtschaftlich sinnvoll sein. Dokumentenautomation Immer mehr juristische Arbeit wird automatisiert Schritt 3 der Automatisierung ist z.B. sinnvoll für die Arbeit von Notaren, für Rechtsanwälte im Verkehrsrecht, im Mietrecht, im Verwaltungs- und Sozialrecht, im Immobilienrecht, im Arbeitsrecht und in allen weiteren Gebieten, bei denen wiederkehrende Ausgangs-Dokumente automatisiert ausgelesen werden können und auf deren Grundlage neue Dokumente automatisiert erstellt werden sollen. Dies macht allerdings zurzeit wirtschaftlich nur Sinn, wenn eine größere Anzahl dieser Dokumente monatlich bearbeitet werden muss. Hier reden wir durchschnittlich von mindestens zehn ähnlich angelegten Dokumenten pro Tag. Durch die zeitliche Einsparung rentiert sich aber auch hier mittelfristig die Investition in eine solche »automatisierte Analyse- und Dokumentenerstellungs-Software.« Fazit: Auf Dauer wird bei der juristischen Arbeit alles automatisiert werden, was sich automatisieren lässt. Nach anfänglichen höheren Kosten amortisiert sich der Einsatz von Automationssoftware schnell und führt auf Dauer zu immensen Einsparungen und Zeitgewinnen. Auch wenn bisher noch wenige Kanzleien eine teilweise oder sogar volle Automatisierung ihrer Arbeit installiert haben und viele noch nicht einmal papierlos arbeiten, wird sich diese Entwicklung innerhalb weniger Jahre durchsetzen. Der Kostendruck und die wachsende Konkurrenz von Kanzleien und auch Legal Tech-Firmen, die alle Abläufe auf die gezeigte Art bearbeiten, wird den Rechtsberatungsmarkt stark verändern. Unsere zusammenfassenden Praxis-Empfehlungen: • Fangen Sie heute an! So gewährleisten Sie auch in Zukunft Ihre Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit. • Denken Sie daran: Kanzleiarbeit kann automatisiert werden – und wird es auch früher oder später. • Sorgen Sie für eine papierlose Kanzlei mit e-Akte und hohen Sicherheitsstandards. • Prüfen Sie, welcher dieser möglichen Automatisierungs-Bereiche eine Bereicherung im Kanzleialltag sein könnte: Datenübertragung und -synchronisierung oder Erstellung juristischer Dokumente durch Software wie Lawlift oder Legito. • Prüfen Sie: Ist Dokumentenautomatisierung für Sie wirtschaftlich? Voraussetzung: Ähnliche Dokumente werden mehrmals im Monat bearbeitet. www.schweitzer-online.de

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